Materi Pelajaran Mengelola Pertemuan Rapat

Bab I
Merencanakan dan Mempersiapkan Pertemuan
1. Pengertian Rapat
    ada beberapa penelitian rapat antara lain:
    a. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk               membicarakan sesuatu, sidang Majelis
    b. Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi
    c. Rtapat merupaka musyawarah kelompok untuk mufakat
    d. Rapat merupakanb media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka
   Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa rapart adalah suatu pertemuan antar             anggota organisasi / perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan / memecahkan masalah yang       menyangkut kepentingan organisasi / perusahaan.

2. Fungsi Rapat
    - untuk memecahkan masalah
    - untuk menyampaikan informasi
    - sebagai vorum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang            dikemukakan 
    - sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan / organisasi
    - sebagai sarana bernegosiasi
    - ketentuan hukum

3. Jenis-jenis rapat
    a. Rapat menurut tujuan
        - Rapat Penjelasan
          Rapat penjelasan adalah rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada peserta            rapat
        - Rapat Pemecah Masalah
          Rapat pemecah masalah adalah rapat yang dilaksanakan untuki memecahkan masalah yang                  sedang dihadapi.
       - Rapat Perundingan
          rapat perundingan adalah rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau                mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
   b. Rapat Menurut Sifatnya
       - Rapat Resmi (Formal Meeting)
         Rapat resmi adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat           penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. 
       - Rapat tidak Resmi (Informal Meeting)
         Rapat tidak resmi adalah yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal.
       - Rapat Terbuka
         Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas               tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia.
       - Rapat Tertutup
         Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang                   dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.
  c. Rapat menurut Jangka Waktunya
      - Rapat Mingguan
        adalah rapat yang diadakan seminggu sekali, dan biasanya membahas masalah-masalah yang              bersifat rutin.
      - Rapat Rutinan
        adalah rapat yang diadakan setiap 1 bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi            selama sebulan sekali.
      - Rapat Semesteran
        adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang                terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan                    kedepan.
  d. Rapat Menurut Frekuensinya
      - Rapat Rutin
        adalah rapat yang ditentukan waktunya
      - Rapat Insidenti
        adalah rapat yang tidak terjadwal, biasanya rapat ini membahas masalah-masalah yang sifatnya          penting dan harus diselesaikan bersama.

4. Syarat-Syarat Rapat yang baik
    - Suasana terbuka
    - tidak ada monopoli
    - partisipasi aktif dari peserta rapat
    - bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
    - perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
    - pertanyaan singkat dan jelas
    - disipin waktu

5. Perencanaan dan Persiapan Rapat
    Dalam rangka penyelenggaraan  rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat disajikan pedoman /      pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :
    - Why
    - What
    - Who
    - Where
    - When
    - How
       

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Penanganan dan Cara Mengarsip Surat

PENANGANAN DAN CARA MENGARSIP SURAT 1. PENANGANAN SURAT Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman suratsurat yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga surat-surat keluar adalah dianggap lebih baik. Cara pengurusan surat-surat apabila telah diterima : 1. Penyortiran surat a. Meneliti asal (sumber) surat itu. b. Meneliti cara pengiriman surat 2. Penyortiran selanjutnya dibagi menjadi beberapa kelompok ; a. Surat-surat Dinas; yaitu surat-surat yang erat hubungannya dengan k...
Baca selengkapnya

puisi untuk kakak

Mungkin hanya sebait kata yang bisa aku tuliskan untukmu kakakku yang teramat ku sayangi meski engkau tak terlahir dari orang tua yg sama denganku Namun,aku menganggapmu dan menyayangimu lebih daripada kakak kandungku jika aku memilikinya Aku sangat menyayangimu jika kau tahu meski aku masih kekanak-kanakan dan selalu ingin menang sendiri terlihat cuek dan tidak peduli tapi,sebenarnya aku memperhatikanmu aku tidak ingin sesuatu menimpa dirimu aku ingin dapat melindungimu dari segala hal yang membahayakanmu Kau tidak ada duanya bagiku Kau berbeda... Tidak layak kau dibandingkan dengan yang lain Sebab bagiku kaulah yang terbaik yang selalu menasehati,memotivasi dan mengingatkanku tidak hanya itu... pengorbananmu untukku,senyummu,hatimu yang lembut selalu kau berikan dengan tulus ikhlas meski aku sering menyakitimu dengan sikapku Kakak.... janganlah kau bersedih apapun yang terjadi bersabarlah dan tetaplah tersenyum seperti yang selalu kau katakan padaku Aku tak ingin senyum yang mem...
Baca selengkapnya